Aplikasi invoice adalah dokumen bercap waktu yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Dalam era teknologi yang semakin maju, pengusaha modern menghadapi tantangan baru dalam mengelola bisnis. Invoice yang merupakan dokumen tagihan akan dikeluarkan oleh penjual barang atau jasa kepada konsumen. Untuk dapat membuat invoice yang efektif, Anda harus mengetahui lebih dalam mengenai apa itu invoice. Silahkan simak ulasan berikut untuk mengetahui lebih dalam lagi mengenai aplikasi invoice.

Pengertian Invoice

Aplikasi invoice adalah perangkat lunak yang didesain untuk mengelola dokumen yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Atau dengan kata lain, invoice adalah lembar daftar tagihan dari penjual ke pembeli. Pengertian invoice juga bisa diartikan sebagai dokumen tertulis berisikan surat penagihan hutang yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai pihak penghutang.

Cara membuat invoice dulunya menggunakan kwitansi kemudian berkembang dengan mesin cetak dari komputer. Kini invoice tidak harus dicetak karena bisa dikirim langsung melalui email. Cara membuatnya pun mudah melalui aplikasi Excel. Salah satu aspek krusial dari operasi bisnis adalah manajemen keuangan, terutama dalam hal pembuatan invoice. Banyak yang belum paham bagaimana cara membuat invoice di HP yang lebih praktis.

Aplikasi invoice untuk penjual biasanya dipakai untuk mempermudah membuat dan mengirim invoice itu sendiri. Sementara untuk pembeli, aplikasi diciptakan terutama dalam rangka mengotomasi pembayarannya. Invoice biasanya diberikan kepada pembeli setelah transaksi selesai, yaitu ketika pembeli telah melakukan pemesanan dan penjual telah mengirimkan produk mereka.

Kemudian pembeli menyelesaikan pembayaran berdasarkan cara pembayaran dan jumlah tagihan yang tertera pada invoice tersebut. Umumnya, invoice dibuat dalam tiga rangkap, satu lembar untuk pembeli ketika sudah melunasi pembayarannya, kemudian satu lembar untuk arsip penjualan, dan satu lembar terakhir untuk dijadikan bukti di laporan keuangan.

Bagi pembeli, invoice berguna untuk memastikan telah menerima barang atau jasa yang sesuai–yang jika tidak bisa dikembalikan. Selain itu juga dapat membantu mereka melacak dan merekam pengeluaran. Karena itulah invoice sangat penting, baik bagi penjual maupun pembeli. Bagi penjual, invoice adalah bukti, sedangkan bagi pembeli invoice adalah petunjuk jumlah dan cara pembayaran, termasuk mengecek apakah jenis dan jumlah produk yang dipesan sudah sesuai.

Untuk membuat invoice tidak ada format secara khusus, akan tetapi ada beberapa komponen yang tidak boleh untuk dilewatkan untuk dicantumkan, seperti nama pelanggan, identitas penjual, nomor invoice, daftar barang yang dibeli, hingga sistem pembayaran.

Jenis-Jenis Invoice

Invoice ini biasanya dikeluarkan oleh seorang penjual yang ditujukan kepada pembeli berguna untuk menunjukkan jumlah serta biaya tagihan yang harus dikeluarkan pembeli. Invoice dibagi menjadi tiga jenis tergantung dengan kebutuhan masing-masing perusahaan yaitu sebagai berikut:

  • Invoice biasa

Invoice jenis ini paling sering digunakan untuk transaksi jual beli. Jenis ini merupakan faktur transaksi sederhana. Biasanya hanya berisi item yang dibeli, jumlah yang dibeli, harga satuan, dan total harga. Invoice biasa adalah invoice yang umumnya ditemukan pada transaksi sehari-hari karena bentuk dan sifatnya yang sederhana.

Pada invoice biasa hanya berisi mengenai rincian item yang dibeli atau dipesan, jumlah harga satuan barang atau jasa, dan total harga barang. Beberapa fitur lainnya yang juga akan mendukung operasional bisnis anda seperti Point of Sales, jenis usaha, kas kecil dan buka tutup kasir, jenis order, metode pembayaran, invoice, hingga layanan support.

  • Invoice Proforma

Ini biasa disebut sebagai invoice sementara karena digunakan untuk pengiriman yang dilakukan secara bertahap. Ketika seluruh barang sudah sampai ke pembeli, penjual bisa mengirim invoice biasa sebagai berkas penagihan sekaligus sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima seluruhnya. Setelah semua barang yang dibeli atau dipesan dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.

Dibuat ketika klien melakukan pembayaran secara bertahap. Penjual bisa mengirimkan invoice ini kepada pembeli sebelum mengirim keseluruhan barang pesanan.

  • Invoice Konsuler

Invoice konsuler adalah faktur yang diberikan ketika melakukan transaksi internasional. Jika kamu memiliki bisnis yang bergerak dibidang ekspor impor wajib dilengkapi dengan invoice yang satu ini. Dalam invoice ini harus dibubuhkan cap khusus sebagai tanda sah dan persetujuan dari perwakilan negara yang dituju. Itulah sebabnya, proses pembuatan invoice ini lebih lama dibanding invoice biasa.

Baca juga : Apa Itu Google Workspace? Berikut Penjelasannya

Manfaat Invoice

Invoice memiliki banyak manfaat, termasuk untuk perusahaan itu sendiri. Keberadaan invoice memiliki peranan yang cukup penting guna jalannya bisnis pada perusahaan sehingga penggunaannya wajib untuk digunakan. Salah satunya adalah sebagai bukti bahwa perusahaan telah berbadan hukum dan telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.

Dengan diterbitkannya invoice, ada bukti fisik bahwa telah terjadi kesepakatan dua pihak yang terlibat jual beli. Apabila terjadi kesalahan pemesanan produk yang dianggap tidak sesuai dengan kesepakatan awal, maka invoice bisa dijadikan bukti asli. Dengan adanya invoice, maka membantu memudahkan perusahaan untuk menghitung jumlah total dari semua pembelian yang belum dibayarkan oleh pembeli.

Transparansi keuangan antara penjual dan pembeli juga terjaga berkat diterbitkannya invoice. Sebab invoice memuat secara rinci keterangan transaksi, mulai dari jenis barang, jumlah, harga, diskon, pajak, dan sebagainya. Dalam proses pencatatan keuangan perusahaan, invoice sangatlah diperlukan. Dalam invoice tercantum rincian transaksi, sehingga invoice dapat menjadi salah satu dokumen sah yang tercatat dalam laporan keuangan.

Makanya invoice sangat diperlukan dalam proses pencatatan keuangan perusahaan. Selain itu, invoice juga bisa menjadi alat bukti ketika proses audit dalam perusahaan dilakukan. Manfaat lain, invoice adalah bukti keluar masuk pesanan, menjadi acuan atas transaksi yang dilakukan, juga rekam produksi perusahaan.

Fungsi Invoice

Dengan adanya invoice, akan memudahkan perusahaan untuk menghitung jumlah total dari semua pembelian yang belum dibayarkan oleh pembeli. Ada beberapa fungsi invoice untuk kelangsungan bisnis dan perusahaan, yaitu:

1. Mengelola Pembayaran

Salah satu fungsi invoice adalah mengelola pembayaran. Tahukah Anda, bahwa invoice bisa dijadikan alat untuk melacak pembayaran secara tertulis. Dengan adanya sebuah bukti pembayaran maka dokumen tersebut dapat digunakan sebagai dokumen instruksional, dimana dokumen ini dapat membantu proses dalam pembayaran terhadap pembelian suatu barang ataupun jasa yang telah dilakukan oleh pembeli. Invoice atau dokumen tagihan pada dasarnya dibuat karena adanya sebuah tagihan dengan jumlah yang cukup besar sehingga keberadaan dokumen ini dapat menjadi suatu bukti yang valid.

2. Dokumen Perusahaan

Fungsinya adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi dan bukti dari transaksi jual beli yang dilakukan. Selain itu, faktur tagihan ini juga dapat dijadikan sebagai salah satu bukti sah, dimana dokumen ini diberikan oleh seorang penjual barang atau jasa. Selain digunakan sebagai bukti untuk arsip transaksi perusahaan, invoice ini juga mempunyai tujuan untuk memudahkan dalam melakukan perhitungan akuntansi keuangan perusahaan.

Dengan begitu tenaga kerja keuangan akan dapat dengan melakukan pembukuan secara mudah, cepat, serta efisien. Biasanya perusahaan akan melakukan perincian ketika dokumen tersebut dibutuhkan.

3. Bukti Lapor Pajak

Setiap perusahaan yang beroperasional di Indonesia dikenakan Wajib Pajak (WP) Badan Usaha. Anda akan membutuhkan invoice yang baik dan detail untuk melakukan pelaporan pajak perusahaan. Biasanya, perusahaan akan membayar pajak pada setiap tahun. Ini adalah salah satu cara untuk membantu perusahaan dalam melakukan proses pengerjaan semua pembukuan transaksi sebagai bukti dari laporan pajak perusahaan.

Aplikasi invoice ini terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi. Jadi semua transaksi di atas akan langsung direkonsiliasi di pembukuan perusahaan. Nota dan kuitansi bisa diterbitkan oleh siapa saja, termasuk bisnis perseorangan yang belum dikenai pajak. Sedangkan invoice biasanya digunakan perusahaan yang terkena pajak. Semoga ulasan ini bisa menambah wawasan anda.

By oxcel

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *